Перегрузка электронной почты делает вас непродуктивным? Эксперт по управлению электронной почтой Тим Хайнс делится своими рекомендациями, как следить за почтовым ящиком.
С одного взгляда
Без четко определенной системы управления перегрузка почтового ящика может снизить производительность.
Достижение «нулевого почтового ящика» не обязательно должно быть конечной целью, если у вас есть система расстановки приоритетов, категоризации и постоянного контроля над вашим почтовым ящиком.
Есть простые шаги, которые можно предпринять для изменения привычек и распорядка, чтобы предотвратить посягательство электронной почты на задачи, требующие сосредоточения.
Большая часть нашей профессиональной жизни вращается вокруг электронной почты. В среднем профессионал обрабатывает 120 электронных писем в день, что может вызвать перегрузку почтового ящика и часто мешает продуктивной и ценной работе.
По словам Тима Хайнса, директора Spacemakers и создателя учебного курса Email Ninja , «когда вы получаете десятки писем в день, вам нужен рабочий процесс и привычки для поддержки вашей системы».
«Существует не так много способов взлома и автоматизации, которые вы можете внедрить, чтобы помочь вам управлять большими объемами электронной почты», - говорит Хайнс.
«Ключ к успеху в управлении электронной почтой - это осознанное, преднамеренное поведение и привычки».
Хайнс делится этими практическими советами о том, как оставаться в курсе своих электронных писем.
Отключить оповещения о новых письмах
«Если у вас постоянно включены оповещения по электронной почте для всех ваших устройств, значит, вы настраиваетесь классическим методом Павлова на свои технологии», - говорит Хайнс. «Вы можете даже не понимать, как ваши привычки сформировали вас.
«Практически в каждой роли и должности, с которыми мы сталкиваемся, - если вы не работаете в СМИ, помощником руководителя или на стойке регистрации - люди всегда могут отключить свои предупреждения и быть более осознанными, когда они проверяют свою электронную почту. . »
Создайте простую систему хранения электронной почты
«Не относитесь к своему почтовому ящику как к ящику для всего, например, картотеке, архивному ящику или списку дел», - рекомендует Хайнс. «У вас должен быть рабочий процесс и система организации для категоризации ваших электронных писем, даже если вы не добились« нулевого почтового ящика »».
Идея нулевого почтового ящика заключается в том, что в вашем почтовом ящике никогда не должно быть электронных писем. Вместо этого почтовый ящик должен действовать как входной лоток. Вы начинаете с обдумывания того, что нужно сделать с электронным письмом, а затем действуете в соответствии с этим, когда будете готовы.
Hynes рекомендует начать с простой системы, чтобы не перегружать себя слишком большим количеством почтовых папок.
Папка действий : электронные письма, которые потребуют более двух минут вашего времени.
Папка ожидания : электронные письма, на которые вы ждете ответа.
Папка для чтения : электронные письма с интересными статьями, журнальные статьи, блоги - это как книжная полка электронной почты.
Папка архива : электронные письма, в которых не требуется никаких действий. Здесь можно хранить электронные письма и искать их при необходимости.
Корзина : удаленные письма, не требующие действий. По словам Хайнса, простота использования всего пяти папок значительно упрощает организацию электронной почты.
Практикуйте самоконтроль
«Является ли ценность вашей работы проверкой и ответом на электронные письма каждые пять секунд? Почти всегда ответ - «нет», но это то, что мы делаем », - говорит Хайнс.
Хайнс указывает на исследование, согласно которому большинству работников умственного труда удается проверять электронную почту три-четыре раза в день.
«Если вы проверяете свою электронную почту через определенные промежутки времени в течение дня, вы сможете быстро реагировать. Кто-то услышит от вас в течение трех-четырех часов, что приемлемо, вместо того, чтобы реагировать и проверять электронную почту 40 раз в день ».
«Принуждение проверять электронную почту - это битва, с которой борются даже самые опытные нулевые подписчики. Одна из причин этого в том, что у нас есть нейротрансмиттеры, которые выделяют дофамин в малых дозах каждый раз, когда мы видим новое электронное письмо и реагируем на него », - объясняет Хайнс.
В среднем человеку требуется 23 минуты, чтобы полностью вернуться к задаче после перерыва. У Hynes есть решение для тех, кто изо всех сил пытается противостоять выпасу входящих сообщений.
«Проверяйте электронную почту ежечасно, - говорит он. «Это простой триггер привычки, и вы даете себе непрерывное время, от 45 до 60 минут, чтобы заняться чем-то познавательным и ценным».
Ресурс библиотеки CPA: Продуктивность: получайте мотивацию, организовывайтесь и добивайтесь результатов . Прочитай сейчас.
Не начинайте день с электронной почты
Лучший способ повысить продуктивность Hynes - переосмыслить утренний распорядок дня.
«Потратьте первые несколько минут на просмотр своей папки действий, а также на то, что необходимо сделать и расставить приоритеты, а затем перейдите в папку« Входящие ». Начав с папки действий, вы с большей вероятностью расставите приоритеты по электронной почте.
«Почтовый ящик невероятно динамичен, и если вы управляете своим списком дел в своем почтовом ящике, вам нужно иметь очень высокую дисциплину, чтобы не проверять новые входящие электронные письма».
Сбросить до нуля почтовый ящик
Как начать работу с нулевым почтовым ящиком, если в вашем почтовом ящике десятки тысяч писем?
«Когда вы сбрасываете на« ноль входящих »и начинаете новый рабочий процесс, вы фактически создаете в своем мозгу триггер, который позволяет достичь нуля и остаться там».
«Выберите все электронные письма в своем почтовом ящике, кроме самых срочных, и просто переместите их в папку для хранения документов, чтобы начать с нулевого почтового ящика», - говорит Хайнс. «Затем составьте план на неделю, чтобы просмотреть отправленные электронные письма, переместив все незавершенные электронные письма в папку действий для последующих действий.
«Обнуление почтового ящика для меня не является конечной целью. Речь идет о том, как получить контроль и организовать электронную почту вне почтового ящика ».
